OPTIMICE LAS REUNIONES
Cuando un colaborador no esta
produciendo, es una perdida de dinero. La principal perdida de tiempo en las
empresas son las reuniones, y esto no se debe a que no sean importantes las
reuniones, se debe a su mala optimización y aprovechamiento.
El desarrollo de las reuniones se debe de
llegar cumpliendo los siguientes lineamientos que he dado en llamar las 6 P’s
de las reuniones
Puntualidad, tanto para iniciar la
reunión como para terminarla. Se debe de definir la hora exacta de inicio y
final de una reunión para determinar con cuanto tiempo se cuenta y no
malgastarlo divagando
Propósito, para que y porque es la reunión,
idea central de la reunión, hágaselo llegar con tiempo a los participantes para
que se documenten y estén preparados. Que no nos pase que los colaboradores
pregunten antes de la reunión “¿Para que nos llamaron?”
Plan, a que resultados se espera llegar,
que puntos se deben de tratar, quien va a exponer, etc. Tenga un plan para la
reunión que le sirva de guía para tratar todos los puntos que se consideraran,
cual es la agenda, que se espera obtener y si se debe de tener una nueva
reunión de seguimiento después.
Profesionalismo, hay que velar que las
reuniones sean profesionales, que no sirva para que un departamento ataque a
otro o que busque un culpable en lugar de una solución. Hay que lograr un ambiente
de confraternidad para lograr acuerdos efectivos y en función del bien de la organización.
Personas, defina quienes tiene que estar
en las reuniones. Que no falte ninguna persona que sea importante su
participación ya sea para la toma de decisiones, aportar ideas y detallar
procesos, pero no convoque más de los que deben de estar para que no se
complique la reunión por tener más personas de las debidas.
Pacto, documente los acuerdos a los que
se ha llegado y quienes son los responsables del seguimiento para la próxima
reunión, de nada sirve una reunión que no llega a ningún resultado o que no se
tienen acuerdos para cumplir los objetivos de la reunión.
